با قابلیت های سرویس گوگل داکز آشنا شوید - وبلاگ مستند

به گزارش وبلاگ مستند، گوگل داکز ، بدون نرم افزار و آنلاین کارتان را راه می اندازد.

این قابلیت هم مثل دیگر سرویس هایی که گوگل ایجاد نموده، بسیار کاربردی است بطوری که شما می توانید اکسل و پاورپوینت مورد نظرتان را آنلاین فراوری و به اشتراک بگذارید. شما چقدر با این ویژگی های گوگل داکز آشنایی دارید؟ پس با خبرنگاران همراه باشید تا همچون یک حرفه ای بتوانید با آن کار کنید.

گوگل داکز (Google Docs) از هر جهت یک سرویس بسیار عالی است که این قابلیت های رایگان را در اختیار شما قرار داده تا شما بتوانید کلیه اسناد، اکسل، اسلایدها و … تهیه کنید و بدون اینکه نگران از بین رفتنشان باشید، در فضای مجازی نگهداری کنید. اشتراک گذاری این سرویس بگونه ای است که حتی می توان بصورت گروهی بر روی یک فایل کار کرد. اما آنچه ممکن است ندانید، این که ابزارها و امکانات داخلی گوگل داکز کاربر را قادر می سازند تا کارهای بیشتری را علاوه بر اعمال اصلی بر روی اسناد و فایل های خود انجام دهد. هنگامی که از تمامی این امکانات و ابزارها در هنگام کار با گوگل داکز آگاهی پیدا کنید، می توانید همچون یک حرفه ای به تمام معنا هر کاری را در این سرویس انجام دهید.

ببینید دیگران چه تغییراتی انجام داده اند

سندی را در گوگل داکز باز نموده و از منوی فایل گزینه See revision history را انتخاب کنید. این کار باعث می گردد تا سند شما در حالت متفاوتی قرار داده گردد و در سمت راست یک بخش کناری اضافه می گردد. در این قسمت فهرست زمان هایی که تغییرات روی سند صورت گرفته و کسی که آن تغییرات را اعمال نموده قابل مشاهده است. با این روش می توانید ببینید چه کسی تغییرات و ویرایش ها را روی سند انجام داده است.

اما علاوه بر آنچه در بالا گفته شد، می توانید با انتخاب هر آیتم در فهرست تغییرات کنار صفحه، آن مورد را به عقب برگردانید یعنی تغییر یاد شده را نادیده بگیرید. اگر شخص دیگری که روی سند شما کار می نماید، ساعت ها کار سخت شما را با تغییرات نادرست از بین برده، براحتی می توانید با لغو تغییرات آن شخص، فایل خود را به حالت اولیه برگردانید.

ایجاد توضیحات و پیشنهاد ها

ایجاد توضیحات در نرم افزارهای ویرایش متن، ویژگی نو محسوب نمی گردد. براحتی یک متن، جمله یا کل صفحه را انتخاب نموده و از منوی Insert گزینه Comment را انتخاب کنید. سپس یک بخش حباب مانند ظاهر خواهد شد که می توانید داخل جعبه متن آن، توضیحات مورد نظر خود را اضافه کنید. هر شخص دیگری که به سند شما دسترسی داشته باشد می تواند در خصوص توضیحات شما نظر ارسال کند. ارسال نظرات برای توضیحات اضافه شده احتیاجی به آنلاین بودن همزمان دو شخص ندارد.

یکی از ویژگی های منحصر بفرد در گوگل داکز، قابلیت جابجایی بین حالات کار است. خصوصا از حالت ویرایش به حالت ارائه پیشنهاد. در سمت راست بالای صفحه، علامت یک مداد نشان دهنده آن است که شما در حالت ویرایش قرار دارید. اگر با انتخاب این منو گزینه Suggesting را انتخاب کنید، می توانید در این حالت به جای ایجاد تغییرات فقط آن ها را پیشنهاد دهید.

ارائه پیشنهاد بدان معنا است که تغییرات صورت گرفته به وسیله شما چه شامل تغییر کلمات باشد چه تغییر فاصله ها و علام نگارشی یا فونت، به صورت یک نظر برای کسی که دسترسی به ویرایش سند را دارد قابل مشاهده خواهد بود و در صورتی که وی تغییرات صورت گرفته به وسیله شما را تایید کند، آنگاه آن تغییر روی سند مورد نظر اعمال خواهد شد. این ابزار واقعا کارایی بسیار خوبی دارد و با استفاده از آن می توانید به افراد مختلف با توجه به نقش آن ها دسترسی های مختلفی را به اسناد خود بدهید.

برنامه کاری خود برای هر پروژه را دقیقا معین کنید

این مورد یکی از کلیدی ترین نکات در هنگام انجام یک کار است و شما باید دقیقا بدانید که چه کارهایی را روی پروژه خود انجام می دهید. اگر افرادی که با آن ها کار می کنید نمی دانند برنامه کلی و هدف تان چیست، می توانید از ابزاری به نام MindMeister بهره ببرید که در واقع یکی از افزونه های Google Docs است و به شما اجازه می دهد تا براحتی نقشه راه و هدف پروژه خود را به صورت یک فهرست معین کنید.

ابتدا هدف اصلی را در اولین و بالاترین مکان فهرست ایجاد کنید و سپس سایر ایده ها و برنامه های کاری را پس از آن اضافه کنید. اگر بعضی از آیتم های این فهرست احتیاج به زیر شاخه دارند، پس کلید اینتر را فشرده و سپس کلید Tab را بزنید تا به بخش زیر دسته های آیتم مورد نظر فهرست خود بروید. هنگامی که فهرست زیر شاخه های آیتم مورد نظر را ایجاد کردید، آن فهرست را انتخاب نموده و سپس از منوی Add-ons گزینه MindMeister را انتخاب و سپس Insert as Mind Map را کلیک کنید. حالا یک تصویر بسیار گویا از آنچه در فکر دارید و می خواهید روی پروژه تان اعمال کنید را خواهید داشت که هر کسی با نگاه به آن می تواند به آسانی به هدف شما پی ببرد.

ایجاد سلسه مراتب برای پوشه ها

زمانی که پروژه شما به بیش از یک سند احتیاج داشته باشد، می توانید آن پوشه را به اشتراک گذاشته و با آن کار کنید و نیز به هر شخصی که مایل هستید دسترسی معینی برای انجام بعضی کارها واگذار کنید. اگر هر فایلی را به پوشه اشتراک گذاشته شده اضافه کنید، آن فایل به صورت اتوماتیک همان دسترسی را به افراد واگذار می نماید که برای پوشه و در مرحله قبل ایجاد نموده بودید.

اما ممکن است یک پوشه برای کار شما کافی نباشد. ممکن است احتیاج به اضافه کردن چندین پوشه دیگر داشته باشید. برای اینکار کافی است در پوشه اشتراک گذاشته شده پوشه های مورد نظرتان را ایجاد نموده و آن ها را به طور مناسب نام گذاری کنید. مثلا پیش نویس ها، احتیاج به ویرایش، انتها یافته ها. بعلاوه با قابلیت امکان استفاده از چند پوشه، می توانید بخش های مختلفی ایجاد کنید. به عنوان مثال، اخبار، ویژه ها. با این کار می توانید دقیقا معین کنید که پروژه و بخش های آن هر کدام تا چه مرحله ای پیش رفته اند و چه قسمت هایی احتیاج به کار بیشتر دارند تا به انتها برسند.

ترفند اضافی!

با رنگ بندی پوشه های خود می توانید براحتی معین کنید که محتویات هر کدام دقیقا چیست. برای انجام این کار بر روی پوشه مورد نظر راست کلیک نموده و گزینه Change color را انتخاب کنید. در این بخش می توانید رنگ مورد نظرتان را بنا به احتیاج و سلیقه خود روی پوشه مورد نظر اعمال کنید.